Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website und für die Kundenkonten von DeskEngine ist:

TechEngine, Martin Bissiger
Einzelunternehmen (Eintrag ins Handelsregister beantragt)
Bern, Schweiz

• E-Mail: martin.bissiger@hotmail.com
• Telefon: 079 968 88 68
• Website: deskengine.techengine.ch, Firmenseite: www.techengine.ch

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter diesen Angaben.

DeskEngine ist ein digitaler Empfang für kleine Betriebe, zum Beispiel Coiffeur-Salons, Praxen, Garagen oder Restaurants. Ein KI-Assistent nimmt für den Betrieb Anrufe an, beantwortet Fragen, bucht Termine, nimmt Nachrichten auf und kann per WhatsApp bestätigen. Dabei gibt es zwei Rollen:

• Wir sind Verantwortliche für die Daten von Besucherinnen und Besuchern dieser Website sowie für die Daten unserer Kunden, also der Betriebe und ihrer Kontaktpersonen (Konto, Abrechnung, Kommunikation).
• Wir sind Auftragsbearbeiter für die Daten, die bei der Nutzung von DeskEngine über die Anrufenden und Kundinnen und Kunden eines Betriebs anfallen, etwa Name, Telefonnummer und Termin. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Betrieb. Wir bearbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 9 DSG). Die Einzelheiten regeln unsere AGB.

Wenn Sie einen Betrieb angerufen oder ihm geschrieben haben, der DeskEngine nutzt, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an diesen Betrieb. Wir unterstützen den Betrieb dabei. Sie können sich auch an uns wenden, wir leiten Ihre Anfrage dann an den Betrieb weiter.

Wenn Sie diese Website aufrufen, verarbeitet unser Hosting-Anbieter Vercel technisch notwendige Daten, damit die Seite ausgeliefert werden kann. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, die aufgerufene Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten nutzen wir nur für den Betrieb, die Fehlersuche und die Sicherheit der Website, nicht um Sie persönlich zu erkennen.

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein und zeigen keine Werbung. Wir erstellen keine Nutzungsprofile.

Wir verwenden nur Cookies und lokale Speicherung, die technisch nötig sind:

• de_customer: Sitzungs-Cookie für den Kundenbereich. Es hält Sie nach dem Anmelden angemeldet und gilt 30 Tage oder bis zum Abmelden.
• Admin-Sitzung: Sitzungs-Cookie, das nur für die Anmeldung von TechEngine im Verwaltungsbereich verwendet wird.
• theme (lokale Speicherung im Browser): merkt sich, ob Sie die helle oder die dunkle Darstellung gewählt haben. Dieser Wert bleibt in Ihrem Browser und wird nicht an uns übertragen.

Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies. Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren. Ohne das Sitzungs-Cookie können Sie sich jedoch nicht im Kundenbereich anmelden.

Wenn ein Betrieb sich registriert und DeskEngine nutzt, bearbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als Hashwert (scrypt).
• Profil des Betriebs: Name, Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, Dienstleistungen und weitere Angaben, die der Assistent für Auskünfte braucht.
• Mitarbeitende: Namen und Arbeitszeiten, soweit der Betrieb sie für Buchungen erfasst.
• Nutzungsdaten: Dauer der Gespräche und verbrauchte Minuten, für die Abrechnung und die Minutengrenze des Pakets.
• Paket, Status des Abonnements und Kommunikation mit uns, etwa Support-Anfragen.

Wir bearbeiten diese Daten, um den Vertrag mit dem Betrieb zu erfüllen, DeskEngine bereitzustellen, die Nutzung abzurechnen, Support zu leisten und den Dienst sicher zu betreiben. Mitarbeitende eines Betriebs sollte der Betrieb selbst darüber informieren, dass ihre Angaben in DeskEngine erfasst werden.

Zahlungen wickeln wir über Stripe ab. Ihre Karten- und Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Wir erhalten sie nicht vollständig, sondern nur die Angaben, die wir für die Verwaltung des Abonnements brauchen, etwa eine Kunden-Kennung, das gewählte Paket und den Zahlungsstatus. Stripe bearbeitet Zahlungsdaten auch nach eigenen Bestimmungen, etwa zur Verhinderung von Betrug und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Ruft jemand einen Betrieb an, der DeskEngine nutzt, wird der Anruf über eine Rufumleitung an die Assistenten-Nummer weitergeleitet, oder das Gespräch wird über eine Anruf-Schaltfläche auf der Website des Betriebs direkt im Browser geführt. Beim Gespräch im Browser fragt der Browser vorher um Zugriff auf das Mikrofon.

Wichtig:

• DeskEngine zeichnet keine Gespräche auf und speichert keine Gesprächsinhalte.
• Damit der Assistent das Gespräch führen kann, verarbeitet unser Telefonie- und KI-Anbieter Telnyx den Ton des Gesprächs und wandelt ihn in Text um. Den Text versteht ein Sprachmodell von Anthropic, die Antwort wird über Sprachdienste (unter anderem von Microsoft Azure) wieder in Sprache umgewandelt. Diese Dienste sind über Telnyx eingebunden.
• Telnyx kann Gesprächsprotokolle, also Transkripte und technische Angaben zum Gespräch, nach den eigenen Aufbewahrungseinstellungen speichern. Darauf weisen wir offen hin, weil wir diese Speicherung nicht allein steuern.
• Für jede Aktion des Assistenten, etwa «freie Termine prüfen» oder «Termin buchen», speichert DeskEngine einen Protokolleintrag. Dieser enthält keinen Gesprächsinhalt. Die Nummer der anrufenden Person steht darin nur als Einweg-Hashwert, aus dem sich die Nummer nicht zurückrechnen lässt. Die Einträge dienen der Fehlersuche und der Sicherheit.
• Wir erfassen die Dauer jedes Gesprächs, um die verbrauchten Minuten zu zählen.

Der Assistent sagt auf Nachfrage, dass er ein digitaler Assistent ist. Der Betrieb ist dafür verantwortlich, seine Kundinnen und Kunden über den Einsatz von DeskEngine zu informieren.

Der Assistent trifft keine Entscheidungen, die für Anrufende rechtliche Folgen haben oder sie erheblich beeinträchtigen. Er bucht Termine nach den Regeln und Zeiten, die der Betrieb festgelegt hat. Bei Fragen können Anrufende sich jederzeit direkt an den Betrieb wenden.

Bucht der Assistent einen Termin oder nimmt er eine Nachricht auf, speichert DeskEngine:

• bei Buchungen: Name, Telefonnummer, auf Wunsch E-Mail-Adresse, gewählte Dienstleistung, Zeitpunkt, zuständige Person und eine allfällige Bemerkung;
• bei Nachrichten und Rückrufwünschen: Name, Telefonnummer und das Anliegen, so wie der Assistent es für das Team zusammenfasst.

Diese Daten braucht der Betrieb, um den Termin wahrzunehmen oder zurückzurufen. Nur der Betrieb und, soweit für Betrieb und Support nötig, TechEngine haben Zugriff darauf.

Bevor der Assistent eine Terminbestätigung per WhatsApp sendet, fragt er die anrufende Person, ob sie das möchte. Nur dann senden wir die Bestätigung an ihre Telefonnummer. Schreibt jemand dem Betrieb über WhatsApp, kann der Assistent die Nachricht beantworten.

Für WhatsApp nutzen wir die Dienste von Meta Platforms Ireland Ltd. Meta erhält dabei die Telefonnummer, den Inhalt der Nachricht und technische Angaben und bearbeitet diese auch nach eigenen Bestimmungen. Wer keine WhatsApp-Nachricht wünscht, kann das dem Assistenten sagen oder sich an den Betrieb wenden.

Termine kann DeskEngine im eigenen Kalender, in Google Calendar oder im Microsoft-Outlook-Kalender des Betriebs eintragen. Verbindet der Betrieb einen externen Kalender, liest DeskEngine die belegten Zeiten, um freie Termine zu finden, und trägt gebuchte Termine mit den nötigen Angaben dort ein, zum Beispiel Name, Dienstleistung und Telefonnummer.

Diese Daten liegen dann auch bei Google LLC beziehungsweise bei Microsoft. Für den Kalender selbst gelten zusätzlich die Bedingungen, die der Betrieb mit Google oder Microsoft vereinbart hat.

Für E-Mails, etwa zur Registrierung, zu Abrechnung und Konto oder zu Buchungen, nutzen wir den Versanddienst Resend. Resend erhält dafür die Empfängeradresse und den Inhalt der E-Mail. Wenn Sie uns selbst schreiben, bearbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit das für DeskEngine nötig ist, das Gesetz es verlangt oder Sie eingewilligt haben. Wir verkaufen keine Daten. Folgende Anbieter bearbeiten Daten in unserem Auftrag (Unterauftragsbearbeiter):

• Vercel Inc.Hosting der Website und der AnwendungStandort: USA, Auslieferung auch über Server in der EU
• Neon Inc.DatenbankStandort: Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland (AWS eu-central-1)
• Telnyx LLCTelefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und Steuerung des KI-AssistentenStandort: USA
• Anthropic PBCSprachmodell, das Anliegen versteht und Antworten formuliert (eingebunden über Telnyx)Standort: USA
• MicrosoftSprachdienste (Azure) über Telnyx; Outlook-Kalender über Microsoft Graph, wenn der Betrieb diesen verbindetStandort: USA / EU
• Google LLCGoogle Calendar, wenn der Betrieb diesen verbindetStandort: USA
• Meta Platforms Ireland Ltd.WhatsApp-NachrichtenStandort: Irland / USA
• Stripe Payments Europe Ltd.Zahlungsabwicklung und RechnungenStandort: Irland / USA
• Resend Inc.Versand von E-MailsStandort: USA

Welche Anbieter im Einzelfall beteiligt sind, hängt von den Funktionen ab, die ein Betrieb nutzt. Google und Microsoft (Outlook) etwa nur, wenn der Betrieb seinen Kalender verbindet. Ändert sich diese Liste, aktualisieren wir diese Erklärung und informieren unsere Kunden vorher, wie in den AGB beschrieben.

Darüber hinaus können wir Daten an Behörden weitergeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, oder an Beraterinnen und Berater, die einer Schweigepflicht unterstehen, etwa für die Buchhaltung.

Einige der genannten Anbieter bearbeiten Daten in Ländern, deren Datenschutz der Bundesrat nicht als angemessen anerkennt, insbesondere in den USA. In diesen Fällen sichern wir die Bekanntgabe ab:

• über das Swiss-US Data Privacy Framework, wenn der Anbieter darunter zertifiziert ist; oder
• über Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen, wie sie der EDÖB anerkennt.

Auch mit diesen Garantien ist nicht ausgeschlossen, dass Behörden im Ausland auf Daten zugreifen. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie bei uns anfordern.

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt:

• Buchungen und Nachrichten: bis der Betrieb sie löscht oder bis zum Ende seines Kundenkontos. Danach gilt die Frist für Kontodaten.
• Kontodaten: Wir löschen sie 30 Tage nach Ende des Vertrags, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
• Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen und Zahlungsbelege: 10 Jahre, wie es das Schweizer Recht vorschreibt.
• Gesprächsprotokolle bei Telnyx sowie Daten bei den übrigen Anbietern: nach deren Aufbewahrungseinstellungen und Bestimmungen.

Wir schützen Personendaten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung zwischen Browser und Server (HTTPS);
• Zugriff auf Kundenbereich und Verwaltung nur nach Anmeldung;
• Passwörter nur als Hashwert gespeichert;
• Protokolle ohne Gesprächsinhalte und mit Telefonnummern nur als Einweg-Hashwert;
• Trennung der Daten der einzelnen Betriebe; jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten;
• Speicherung der Datenbank in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Absolute Sicherheit gibt es im Internet nicht. Bitte schützen Sie Ihre Zugangsdaten und melden Sie uns Auffälligkeiten sofort.

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht;
• Herausgabe oder Übertragung der Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format;
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung und Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft.

Schreiben Sie uns dafür an martin.bissiger@hotmail.com. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Betreffen Ihre Fragen Daten, die bei einem Anruf oder einer Nachricht an einen Betrieb entstanden sind, ist der Betrieb verantwortlich (siehe Ziffer 2). Wenden Sie sich bitte zuerst an ihn. Wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie haben ausserdem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren: www.edoeb.admin.ch.

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) auf eine Bearbeitung anwendbar ist, etwa weil Sie sich in der EU aufhalten, stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c), unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (lit. f) und, wo nötig, Ihre Einwilligung (lit. a).

Sie haben dann zusätzlich die Rechte nach der DSGVO, insbesondere auf Einschränkung der Bearbeitung, und können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land beschweren.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich DeskEngine, unsere Anbieter oder das Recht ändern. Es gilt die Fassung, die auf dieser Seite veröffentlicht ist. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden per E-Mail oder beim Login.